POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de sus datos personales es CONSEJERÍA JURÍDICA Y EMPRESARIAL S.A.S., identificada con el NIT: 900.755.739-9, con sede principal en la Calle 45A No. 14 – 55, Barrio Palermo, ciudad de Bogotá D.C.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre de la entidad: CONSEJERÍA JURÍDICA Y EMPRESARIAL S.A.S.
NIT: 900.755.739-9, Persona Jurídica.
Dirección: Calle 45A No. 14 – 55, Barrio Palermo, Bogotá D.C.
Página web: www.consejuridico.com / www.consejuridico.com.co
Teléfono fijo: (601) 7048487
Teléfono móvil / WhatsApp: +57 301 681 8000
Correo electrónico: contacto@consejuridico.com

La Política de Tratamiento de Datos Personales de “CONSEJURIDICO” tiene como objetivo principal dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y lo consignado en el artículo 15 de nuestra Constitución Política y demás normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten. CONSEJURIDICO adopta y aplica la presente Política para el Tratamiento de los Datos Personales y manifiesta que garantiza la intimidad, los derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas sus actividades, conforme a los principios que adelante se enuncian.

La presente Política cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por la gerencia, funcionarios, contratistas, clientes y terceros en general que tengan relación directa con la entidad.

El propósito de esta Política de Privacidad es dar una explicación clara de cuándo, por qué y cómo recopilamos y usamos su información personal, así como una explicación de sus derechos.

“CONSEJURIDICO” se compromete a tratar la información que se digita o transfiere a nuestra empresa, de acuerdo con las normas de la Ley 527 de 1999 que reglamenta el Comercio Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple dejando sin efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad.

La presente Política aplica igualmente a los tratamientos de datos realizados a través de canales digitales y automatizados, incluyendo formularios web, canales de mensajería, servicios de consultoría jurídica en línea con asistencia de inteligencia artificial, y el sistema de gestión propietario AViGAyL.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por las siguientes normas:

• LEY 527 DE 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
• LEY 1266 DE 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales.
• LEY 1273 DE 2009: Por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales, tipificando conductas penales como el daño informático, la violación de datos personales y el acceso abusivo a sistema informático.
• LEY 1581 DE 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
• DECRETO 1377 DE 2013: Reglamenta la Ley 1581 de 2012 sobre aspectos relacionados con la autorización del Titular, las políticas de Tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares, las transferencias internacionales y la responsabilidad demostrada.
• DECRETO 886 DE 2014: Reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• DECRETO 1074 DE 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• CIRCULAR EXTERNA SIC 007 DE 2018: Imparte instrucciones sobre las medidas de seguridad de la información que deben adoptar los responsables y encargados del tratamiento de datos personales.
• CIRCULAR EXTERNA SIC 002 DE 2021: Establece los lineamientos de responsabilidad demostrada (accountability) en materia de protección de datos personales que deben acreditar los responsables y encargados del tratamiento.
• Y las demás que se expidan y según las modificaciones o derogatorias que se introduzcan al ordenamiento jurídico.

A través de esta política, CONSEJURIDICO en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos sus usuarios, clientes, trabajadores, socios y contratistas y demás vinculados a cualquier título, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que le es suministrada.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales CONSEJURIDICO, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención —físicos, digitales y automatizados—, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la sociedad, hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).

La presente política aplica para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto o servicio de CONSEJURIDICO, incluyendo los servicios prestados a través del portal web, el agente de consultoría jurídica con inteligencia artificial (Jurídico Online) y el sistema de gestión AViGAyL. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente esta política.

ÁMBITO DE APLICACIÓN:Las políticas de tratamiento de Datos Personales deben ser conocidas y aplicadas por todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes, contratistas y proveedores de “CONSEJURIDICO”.

Las definiciones que a continuación se relacionan acogen lo establecido en la legislación nacional vigente en materia de tratamiento y protección de datos personales:

• a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por “CONSEJURIDICO”, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política y las finalidades del tratamiento.
• c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• e) Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular de la información.
• f) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Se consideran datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio, y los contenidos en registros públicos y sentencias judiciales ejecutoriadas.
• g) Dato semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona titular y a un cierto sector o grupo de personas.
• h) Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular, o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como lo es el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• k) Titular del Dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
• o) Sistema automatizado de atención: Herramienta tecnológica que, mediante el uso de inteligencia artificial, procesa datos ingresados por el usuario para generar respuestas o consultas jurídicas orientativas, sin que ello implique la creación de una relación de mandato o asesoría jurídica formal.
• p) AViGAyL: Sistema de gestión empresarial (ERP/CRM) propietario de CONSEJURIDICO, de acceso restringido al personal autorizado, que integra la gestión de casos, clientes, facturación y procesos internos de la firma.

El TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES por parte de “CONSEJURIDICO”, se encuentra enmarcado bajo los siguientes principios:

• a) Legalidad: Por tratarse de una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• b) Libertad: Sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• c) Finalidad: Obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares.
• d) Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• e) Transparencia: Debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• f) Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
• g) Seguridad: La información se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• h) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
• i) Temporalidad: Los responsables y Encargados del Tratamiento sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

“CONSEJURIDICO” puede, en desarrollo de sus actividades, recopilar datos personales de: funcionarios, Clientes, Proveedores y contratistas, Asistentes a reuniones y/o capacitaciones propias, visitantes y cualquier persona con quien exista algún vínculo civil, comercial, laboral, administrativo o social.

Entre los datos que puede recopilar de los titulares de la información se encuentran:

• Datos de identificación: Nombre, apellidos, tipo de identificación, estado civil, sexo, firma, datos de familia, lugar y fecha de nacimiento y eventualmente datos biométricos.
• Datos de ubicación: Dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos sensibles: Datos relacionados con la salud.
• Datos de contenido socioeconómico: Datos financieros, patrimoniales y actividad económica; así como datos relacionados con la experiencia laboral y nivel educativo.
• Datos de expedientes y procesos judiciales: Información relacionada con el estado de los procesos judiciales, actuaciones procesales, partes, pretensiones, pruebas y decisiones judiciales, recopilados en ejercicio del mandato judicial o de las actividades de asesoría y representación legal.
• Datos de contrapartes y terceros en procesos: Información de personas naturales o jurídicas que actúen como parte contraria, testigos, peritos u otros intervinientes en procesos en los que CONSEJURIDICO actúe como representante de sus clientes.
• Datos ingresados en canales digitales: Información suministrada voluntariamente a través del portal web, formularios de contacto, el canal de mensajería WhatsApp Business y el servicio de consultoría jurídica con inteligencia artificial (Jurídico Online).
• Otros datos como intereses particulares y datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

Del anterior listado de datos personales, CONSEJURIDICO únicamente recopilará los que sean considerados necesarios para las finalidades para las cuales vayan a ser tratados en cada una de sus actividades o procesos.

CONSEJURIDICO está comprometido con efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecidos en la Ley.

Los datos personales de los clientes, usuarios y partes en procesos judiciales son almacenados en el sistema de gestión propietario AViGAyL, alojado en infraestructura de nube segura (Amazon Web Services), con controles de acceso por roles, autenticación de dos factores para usuarios administradores, y copias de respaldo periódicas. El acceso a AViGAyL está restringido al personal expresamente autorizado por la gerencia de CONSEJURIDICO.

Como es de conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo; el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación. Así mismo, CONSEJURIDICO puede utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por los portales.

CONSEJURIDICO ha implementado mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus necesidades, en cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Circular Externa SIC 007 de 2018. No obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, CONSEJURIDICO no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

REDES SOCIALES:Las redes sociales como Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn, TikTok y las demás que puedan llegar a ser usadas, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información. Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa “CONSEJURIDICO” como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad del intermediario de internet administrador de la plataforma.

CONSEJURIDICO solicita los datos necesarios para la prestación, divulgación, comercialización y facilitación de su portafolio de servicios e interacción con sus clientes, así como aquella requerida para el proceso de facturación y pago.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, los mismos son almacenados de acuerdo al servicio o producto adquirido. Los equipos en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Solo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.

Los datos personales procesados a través del sistema AViGAyL son almacenados en servidores ubicados en la nube (Amazon Web Services), con estándares de seguridad que incluyen cifrado en reposo y en tránsito, registros de auditoría de acceso y controles de retención de datos conforme a las obligaciones legales aplicables.

Los datos ingresados a través del servicio de consultoría jurídica con inteligencia artificial (Jurídico Online) son procesados para generar la respuesta orientativa solicitada y pueden ser almacenados con fines de mejoramiento del servicio, auditoría y control de calidad, durante el plazo establecido en esta Política.

Teniendo en cuenta el literal a) del artículo 12 de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, los datos personales que “CONSEJURIDICO” recolecte, almacene, use, circule y de cualquier otra forma trate, son administrados por “CONSEJURIDICO” y su personal autorizado para dicho fin asegurando su confidencialidad y solo serán utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución, por la Ley que rige sus actividades, así como por lo establecido en la legislación vigente en materia de datos personales.

• Información personal en las actividades de recursos humanos. En desarrollo de sus actividades de selección, contratación y bienestar de candidatos a laborar con la entidad, previa autorización otorgada por los titulares de la información, recolecta y almacena datos personales de los mismos y, en ocasiones, de sus familiares, con el fin de realizar los procesos de selección, contratación y mantenimiento de la relación laboral.
• Información personal de contratistas y proveedores. Utiliza la información personal recopilada mediante su proceso de contratación y compras con el fin de obtener el producto y/o servicio requerido para ejercer sus actividades, así como cumplir con los pagos y obligaciones legales, contables y de registro.
• Información personal en las actividades de atención al cliente. Para el proceso de servicio al cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos, recolecta información personal de los solicitantes con el fin de cumplir con sus obligaciones contractuales y/o legales, así como para dar respuesta adecuada a sus requerimientos.
• Información personal en las actividades de comunicaciones. Recolecta información personal de sus clientes y funcionarios de sus clientes, con el fin de enviar información considerada de su interés por medios físicos o electrónicos.
• Tratamiento de Datos Sensibles. “CONSEJURIDICO” al realizar el tratamiento de datos sensibles, lo hará única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular.
• Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes. En general “CONSEJURIDICO” no realiza el tratamiento de este tipo de datos dentro de su operación cotidiana. Sin embargo, en caso de requerirse, el mismo se realizará siempre y cuando medie autorización expresa por parte del representante legal del niño, niña y/o adolescente, asegurando el respeto de sus derechos fundamentales.
• Tratamiento de datos en procesos judiciales y mandato legal. En el ejercicio de la representación y asesoría jurídica, CONSEJURIDICO trata datos de las partes en procesos judiciales, incluidos datos de contrapartes y terceros, con el único propósito de cumplir con el objeto del mandato conferido por el cliente. Este tratamiento se realiza conforme a las facultades otorgadas en el contrato de prestación de servicios o poder conferido, y con sujeción al deber de secreto profesional establecido en el Código Disciplinario del Abogado.
• Tratamiento de datos en canales digitales y servicios con IA. Los datos ingresados por los usuarios a través del portal web, WhatsApp Business o el servicio Jurídico Online son tratados conforme a las finalidades descritas en la presente Política y con las medidas de seguridad propias de cada canal. El uso del servicio Jurídico Online implica la aceptación de los Términos y Condiciones del mismo, disponibles en www.consejuridico.com/juridiconline.

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a CONSEJURIDICO, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

1. El tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico, los datos de contacto (nombre, identificación, actividad, direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales, teléfono, etc.).
2. Ejecución de los procesos misionales de la empresa y vinculación de clientes, adelantar los procesos, negocios y atender las necesidades jurídicas planteadas por el cliente.
3. Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a CONSEJURIDICO.
4. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias y de registros comerciales, corporativos, contables y financieras de "CONSEJURIDICO".
5. Cumplir con los procesos internos, para el estudio y verificación de información y documentación durante los procesos de selección y administración de proveedores y contratistas.
6. Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
7. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de sus clientes, incluyendo la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los contratistas de "CONSEJURIDICO" prestarán sus servicios, así como utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
8. El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
9. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos.
10. Para las actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida, y verificación de datos suministrados por el candidato, así como la vinculación y retiro de funcionarios que hacen parte de la entidad y control de las relaciones contractuales.
11. Procesos al interior de "CONSEJURIDICO", con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas, incluyendo el mantenimiento y mejora del sistema de gestión AViGAyL.
12. Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, en virtud de los acuerdos y documentos a los que hayan llegado los clientes de "CONSEJURIDICO".
13. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos.
14. Solicitar y recibir de sus clientes, bien sean personas naturales o jurídicas, y de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal, académica, laboral y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos.
15. Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que se puedan presentar producto del desarrollo del objeto social de la Empresa.
16. Realizar invitaciones a eventos y/o capacitaciones, propios y/o de terceros y registrar en datos e imágenes la asistencia a los eventos y/o capacitaciones propias con fines históricos, estadísticos y de calidad.
17. Prestar el servicio de consultoría jurídica orientativa a través de canales digitales y del agente de inteligencia artificial Jurídico Online, procesando los datos ingresados por el usuario para generar respuestas automatizadas de carácter informativo, sin que ello constituya asesoría jurídica formal ni relación cliente-abogado.
18. Mejorar y desarrollar los servicios digitales de CONSEJURIDICO, incluyendo el análisis de consultas realizadas a través de Jurídico Online para entrenamiento y mejoramiento del sistema, previa anonimización de los datos cuando sea posible.
19. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de "CONSEJURIDICO".

El alcance de la autorización, comprende la facultad para que CONSEJURIDICO le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios de CONSEJURIDICO, a través de correo físico, electrónico, WhatsApp Business, llamadas y mensajes de texto al teléfono fijo o móvil.

“CONSEJURIDICO” cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas e instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales, manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.

“CONSEJURIDICO” informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios, acerca de la video vigilancia en sitios visibles y acepta conocer que está siendo grabado conforme los términos y así lo autoriza para los efectos acá previstos.

CONSEJURIDICO ofrece a través de su plataforma digital el servicio “Jurídico Online”, que permite a los usuarios obtener orientación jurídica básica mediante un agente de inteligencia artificial. El uso de este servicio implica el tratamiento de datos personales bajo las siguientes condiciones específicas:

a) Naturaleza del servicio:

El servicio Jurídico Online genera respuestas de carácter orientativo mediante inteligencia artificial. Las respuestas no constituyen asesoría jurídica formal, no crean relación cliente-abogado, y no pueden interpretarse como concepto jurídico vinculante. El output generado por el sistema es automatizado y no cuenta con validación humana individual en cada consulta.

b) Datos recopilados:

Para la prestación del servicio se recopilan: datos de identificación básica del usuario (nombre y correo electrónico o número de teléfono), el contenido de las consultas formuladas, y los datos necesarios para el procesamiento del pago de la tarifa del servicio.

c) Finalidades específicas del tratamiento:

• Generar la respuesta orientativa solicitada por el usuario.
• Procesar el pago de la tarifa correspondiente al servicio.
• Mejorar los modelos y la calidad del servicio, previa anonimización de los datos cuando sea técnicamente posible.
• Cumplir con las obligaciones fiscales y contables derivadas de la transacción.
• Atender peticiones, quejas y reclamos relacionados con el servicio.

d) Retención de datos:

Los datos ingresados en el servicio Jurídico Online se conservarán durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas y durante el plazo legal aplicable. El usuario podrá solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, siempre que no exista obligación legal de conservarlos.

e) Limitación de responsabilidad:

CONSEJURIDICO no se hace responsable por las decisiones que el usuario tome con base en las respuestas del agente de inteligencia artificial. Para asuntos que requieran asesoría jurídica profesional, el usuario debe contactar directamente a un abogado.

AViGAyL es el sistema de gestión empresarial (ERP/CRM) propietario de CONSEJURIDICO, desarrollado internamente y alojado en infraestructura de nube segura. Este sistema integra la gestión de casos, clientes, facturación, seguimiento de procesos y la administración interna de la firma.

El tratamiento de datos personales a través de AViGAyL se rige por los siguientes lineamientos:

• El acceso al sistema está restringido al personal autorizado por la gerencia de CONSEJURIDICO, con perfiles de acceso diferenciados según el rol y las funciones de cada usuario.
• Los datos almacenados en AViGAyL incluyen información de clientes, expedientes, contratos, datos de facturación y comunicaciones relacionadas con los asuntos a cargo de la firma.
• La infraestructura de AViGAyL cuenta con medidas de seguridad técnica que incluyen cifrado de datos en reposo y en tránsito, copias de respaldo periódicas, registros de auditoría de acceso y controles de integridad de la información.
• Los datos almacenados en AViGAyL no serán compartidos con terceros no autorizados, salvo en los casos previstos en la Ley o cuando sea necesario para el cumplimiento del mandato conferido por el cliente.
• El sistema podrá integrar funciones de inteligencia artificial para el análisis de información y apoyo a la gestión interna, bajo los mismos principios de confidencialidad, seguridad y finalidad establecidos en esta Política.

Para el tratamiento de datos personales del titular, se requiere la autorización previa, expresa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. No es necesaria la autorización por parte del titular según lo establecido en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 cuando:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Para el caso de los datos sensibles, su tratamiento está prohibido excepto cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

La información objeto de tratamiento podrá suministrarse a: los titulares de la información; a sus causahabientes o a sus representantes legales; a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; y a los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Prueba de la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, o cualquier mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que habilite su posterior consulta, o que permita concluir, de manera inequívoca, que de no haberse surtido una específica conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos, tal como sucede en el caso de botones de aceptación en la página web sin cuya conformidad al hacer clic resulte imposible continuar con la navegación o compartir información.

“CONSEJURIDICO” dará cumplimiento de lo dispuesto por la normativa vigente en cuanto al manejo y tratamiento de los datos recolectados en ejercicio de sus funciones y velará por garantizar:

• Al titular el derecho de actualizar, conocer, rectificar sus datos personales, así como el informar al titular de manera clara sobre el uso y finalidad de la recolección de sus datos personales al igual que la calidad y seguridad de los datos personales recolectados por la entidad en el desarrollo de su objeto social.
• Suscribir los contratos de transmisión pertinentes con los encargados del tratamiento de datos personales, comprometiéndose a dar el uso previamente autorizado por parte del titular, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
• Mantener una copia de la autorización otorgada por el titular de los datos personales y cumplir con toda la normatividad vigente aplicable en materia de protección, manejo y tratamiento de datos de datos personales.
• Implementar las medidas de seguridad técnicas, administrativas y humanas descritas en la Circular Externa SIC 007 de 2018 y acreditar la responsabilidad demostrada en los términos de la Circular Externa SIC 002 de 2021.

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que CONSEJURIDICO los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a “CONSEJURIDICO”. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• b) Solicitar prueba de la autorización a ella otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, las peticiones, quejas o reclamos a que haya lugar, según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no sean respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• e) Solicitar la supresión de sus datos personales siempre y cuando no exista un deber legal que le imponga a “CONSEJURIDICO”, el mantener los datos del titular en la base de datos de la entidad.
• f) Para el caso de datos personales de niños, niñas y adolescentes se tendrá en cuenta lo establecido en el Artículo 7 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• g) Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• h) Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que CONSEJURIDICO tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581.

1. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
2. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de CONSEJURIDICO relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en las Oficinas correspondientes. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de CONSEJURIDICO, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quieran hacer valer como prueba.
3. Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales, por lo menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones a la Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
6. Se garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa acreditación de su identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de diferentes medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

“CONSEJURIDICO” ha dispuesto los siguientes canales de comunicación para atender las diferentes solicitudes, peticiones, quejas y reclamos, en cuanto al manejo de datos personales por parte de los titulares:

Oficinas: Calle 45A No. 14-55, Barrio Palermo, Bogotá D.C.
Correo electrónico: contacto@consejuridico.com
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